今回は、【教員ならこの仕事術を覚えよう】重要なメモのテクニック５つを紹介というテーマで記事を書いていきます。
こんな方におすすめ
- これから教員をやっていこうと思っている方
- 新規採用されて間もない若手の先生方
- 仕事ができる教員になりたいと思っている方
もくじ
教員はメモを取ることが重要
近年、教員の多忙化が問題視されていて、長時間労働も当たり前の環境となってきています。そこで、教員として初めて勤務する方にとっては、たくさんの仕事をこなしていくためにも、より効率的に仕事を進めることが重要になってきます。私の経験で言わせていただくと、教員は同時進行の仕事が多いということです。そんな仕事だからこそ、教員はメモを取っておく習慣を身に付けていく必要があるのです。たくさんの仕事があると、メモなしでは絶対に忘れてしまいます。引き受けた仕事から一つ一つ終わらせていけばよいと思うかもしれませんが、そうもいかない仕事もあります。よくある失敗に、先輩教員から
「あの仕事、どうなっている？」と聞かれて思い出し、「すいません、まだでした。」と焦って大急ぎで仕事をしなければならないようなケースです。そんな時に限って他の仕事も進んでおらず目が回らなくなるくらい忙しくなってしまうのです。
また朝の打ち合わせの時に、「あれ？今日は何か予定ありました？」と質問すると同僚教員から
「この前の立ち話で変更するっていうことになったじゃん。」と返されて、急いで子どもたちに予定変更を伝えに行くはめに。メモを取っていないがために起こったエピソードです。
このようなことにならないためのメモ利用術を５つご紹介していきます。
動画でもご覧いただけますので、よければこちらからどうぞ。
メモ帳と付箋は必須
メモのテクニック１つ目は、自分の教室・職員室の机にはメモ帳もしくは付箋を必ず用意しておくことです。メモを取る必要があるのは人と話しているときなので、職員室の自分の机の手元に置いておくようにしましょう。職員室では、電話がかかってきて要件をメモする場面も出てくるので、電話対応をする際はメモ帳とペンを持って電話に出るようにします。
メモ帳か付箋かどちらがおすすめかと言うとメモ帳です。メモ帳の方が、サイズが大きいので、大きくゆったり書けますし、読む時に、見落とすことがないです。何かをしながら片手で書くことができるのもメリットです。
具体的にどんなメモ帳がよいかと言うと、１枚１枚でちぎり取れるタイプのものです。記録したことを後で思い出し、その作業を終えたら、もうそこに書いたメモは必要ないので、捨ててしまってよいからです。
メモ帳がなければ付箋でもいいですが、付箋ならできるだけ大きいものを用意しておきましょう。メモ帳に比べると小さいので、書きにくいし、読む時も読みにくいことがあります。書いたら取り外し、貼ることができるので便利ですが、サイズ的に１枚につき、１つのことしか記入できないので、たくさんメモすることがあったら、それだけ付箋もペタペタ貼っていかないといけません。机の上が付箋だらけの方も時々います。(笑)
付箋は、ほとんどがカラーのものでパッと目につきやすいのはよいですが、何かのプリントにくっついて、なくしてしまうこともあります。そうならないために気を付けながら、貼る場所を考えて使いましょう。
スマホのメモ活用術
メモのテクニックの２つ目は、スマホでメモ機能を使ってメモをすることです。廊下でのすれ違いざまにする会話や、立ち話でもメモを取っておきたい場面が必ずあります。授業中や休み時間に、教員同士で急きょ話し合いを持つ時があります。子どもの対応のことや、トラブル対応、次の学年行事に調整などと色々あります。文房具などを常に持ち歩いていることはあまりないでしょうから、そんなときには、スマホを使いましょう。ほとんどのスマホにメモ機能がついていますので、そこにメモをしていきます。
メモ帳に書くよりは効率が悪いですが、日時や簡単な言葉くらいはすぐに打てますので、
「ちょっとメモしておきますね。」
と一言添えておけば、会話中にスマホを使っても不自然ではありません。間違ってもたくさんの情報があるときに、「もうメモはいいや、覚えておこう」と思って記録しないでおくと、必ず忘れて困る時がやってきます。頭の中で記憶しておこうとするほどあてにならないものはないでしょうから。(笑) 移動中はスマホだけでも常に持ち歩くようにしましょう。さらにスマホなら、「この時間にこれをする」ということを忘れずにできます。
「この時間になったら〇〇をしなくちゃいけないけど、その時に覚えておけるか心配。」
なんていうことないですか。メモはしているけれど、その時間にしなくちゃいけないことをさっと思い出せるかどうか。そんなときにはスマホのアラーム機能を使います。自分が何かをしなくちゃいけないことがある時に、その時間にアラームをセットしておくのです。これなら、アラームが鳴ったタイミングでするべきことができます。アラームにも何をするために鳴らしたアラームなのかを書いておくこともできます。自分の記憶に自信のない方は、アラームをセットしておくと安心できます。
手作りメモ帳を利用しよう
メモのテクニックの３つ目は、自分でメモ帳を作ることです。メモ帳自体、必要だというのはわかっていただけたかと思いますが、買ってまで用意したくないという方もいらっしゃるはずです。そんな方に、簡単にできるメモ帳の作り方を紹介します。学校には、使わなくなったいらない紙が大量にあるかと思います。会議などで見終わった紙も処分するのに困ることもあるはずです。その紙の裏面を再利用するのです。
まず、いらないA4サイズの紙をたくさん集めて束にします。そして、裁断機で２分の１、もしくは４分の１にカットします。（サイズはお好みで）その後、カットした紙をまた束にします。ある程度分厚くなったところで、木工用ボンドを用意します。ボンドを小さくカットした紙の上部側面にたっぷりと塗ります。ボンドが、紙と紙の間にしみ込んでいくくらいたっぷり塗ってください。ボンドが落ちないように固定して一日くらい置いて乾いていたら出来上がりです。たっぷりボンドを塗っておくとメモ帳として利用するときに、１枚１枚ちぎって使えるようにくっついてくれます。上の紙から１枚ずつちぎって使えるメモ帳の完成です。ぜひ作ってみてください。
伝言もメモ帳、付箋を使おう
メモのテクニックの４つ目は、誰かに伝言がある時にメモ帳、付箋を利用するということです。〇〇先生に伝えたいことがあるという時、直接会って伝えるのが一番ですが、なかなか会えなくて困ることがよくあります。そんな時には、メモ帳、付箋の出番です。その先生の机の上に、メッセージを書いて置いておくと、相手に与える印象が良いです。
「明日の時間割は〇〇になりました。変更をお願いします。」などと直接相手と会わなくてもメモで渡せば十分な要件もあります。
「〇〇さんの保護者から電話がありました。折り返し電話がほしいそうです。」こんなケースも伝言で十分なのでどんどんメモを活用しましょう。
ものを借りて返す時にもメモは有効です。「使ったら私の机に置いてて。」と言って、同僚の方がものを貸してくれたりすることがあります。借りたものを直接相手に返せたらいいですが、これまたなかなか会えず返せない時があります。そんな時にも、メモ帳、付箋にメッセージを添えて返すだけでも、受け取った人の印象は違います。さらに気持ちが伝わるのが、お礼のお菓子を添えておくこともよいですね。これも相手にとっては嬉しいことです。
「へぇーー、まめで気配りができる人だなぁ」と関心されること間違いなしです。自分が借りた方なのに、「お菓子ありがとう。」とお礼まで言われるかもしれませんよ。また、この人にはものを貸してあげようという気持ちになってもらえるので、お互い気持ちの良いコミュニケーションができるようになりそうですね。
教員のメモ術 上級編
それでは、ここで改めてメモをする意味を考えてみましょう。メモには、相手のためにするメモと自分のためにするメモの２種類があります。
相手のためにするメモとは
記事の冒頭でメモをしなかったがために忘れてしまったエピソードを書きましたが、このケースの場合のメモは誰のためにするメモでしょうか。この場合のメモは、自分が忘れてしまうと、相手が困り迷惑をかけてしまうわけです。約束していた時間をすっぽかした、その日までにするべき仕事を忘れていてしていなかった、などは常に相手がいる場合に起こる失敗です。このようなことがないために、仕事のスケジュールや予定をメモすることは相手のためのメモということになります。
相手のためにするメモには、その他に、どんなメモがあるのでしょうか。例えば、学校内の職員会議などで提案された案件がなかなかまとまらず、会議が一向に進まないような時があります。そんな時に、次に自分ならどんなことを話すのかを書いたり、話の流れを考えて次の話の流れを予想してメモをしていくのです。そのメモで自分の頭の中を整理し、いざ手を挙げて発表します。「これまでの話は〇〇ということなので、こういう風にしましょう。」などと、これまでまとまらなかった話の要点を整理してあげるのです。これで、話し合いが早く終われるので、職員会議も短くでき、みんなにも喜ばれるでしょう。この相手のためのメモもできるようになると教員としての能力はもうワンランクアップすること間違いなしです。
自分のためにするメモとは
一方、自分のためにするメモには２つ良いところがあります。１つ目は、思いついたこと、アイデア、考えなどを書き溜めておくメモで、これらを書き溜めておくことでいつでも思い出すことができることです。また、思いついたこと、アイデアを頭の中のイメージそのままに描きだす方がよいこともあり、言葉として書くよりイラストとして描く方が、あなたのアイデアに近い場合があります。よいアイデアが思いついた時は、文字だけでなくイラストも加えてメモを取ることを忘れないでください。２つ目は、メモを取ることで、新しいアイデアが浮かんでくるということです。例えば、セミナーや講演などで聞いた内容をひたすらメモを取っていくとします。書きなぐりでもいいので、とにかくわかったことや気づいたことをメモに書きまくるのです。そして、それをその後、読み返すことで、新しい考え方の視点やアイデアが浮かんでくることがあるのです。これは点と点を無数に書くことでどこかとどこかが線になったようなイメージでしょう。これもメモ術としては上級者向けの技術ですので、身に付けると大きな力になるでしょう。
ひとまずメモをするを続けよう！
いかがだったでしょうか。メモをするだけでも、いろいろと考えることがありますね。こういったことが自然にできるようになると、周りからの評価も悪くなることはないでしょうし、仕事もはかどり気持ちよく働くことができます。なにより慣れてしまえば簡単にできるようになります。とにかく初めは書く習慣を身に付けることからです。メモ帳、付箋を用意するだけで活用しなければ意味がありません。手の届きやすいところに置き、いつでも手軽に書くことができる場所に置きましょう。
そして、何かしなければならない仕事を思いついたら書きましょう。人と話している時に、思いつくこともよくあるので、
「すいません、ちょっとメモさせてください」と言って、なぐり書きでもいいので書いておきましょう。大事なことは、「ひとまずメモをする」をめんどくさがらないことです。これがテクニックの５つです。書いていくうちに、書いておかないと気持ち悪いというくらいになります。私はそうです。
書いたら頭の中からスッとその記憶をなくせるので気分も楽になります。メモを怠ると「あのことは忘れずにしなくちゃいけないから覚えておかないと」と脳に負荷がかかり疲れます。頭のトレーニングにはなりますが、それをしすぎて忘れてしまっては元も子もありません。「ひとまずメモをする」ができたら、仕事を忘れず計画的に仕事を進められますよ。おすすめですので是非実践してみてください。よければこちらの記事もご覧になってください。
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今日はここまで。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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